EUROPEJSKI KONGRES RAD MŁODZIEŻOWYCH 2023
Konkurs i Kongres
REGULAMIN
Rozdział I
Postanowienia ogólne
1. Europejski Kongres Rad Młodzieżowych, zwany dalej Kongresem, organizowany jest przez Komisję Europejską Przedstawicielstwo w Polsce we współpracy z Biurem Parlamentu Europejskiego w Polsce oraz Fundację Civis Polonus. Integralną częścią projektu jest konkurs dla uczestników Kongresu (szczegóły rozdz. II).
2. Do udziału w Kongresie zaproszeni są przedstawiciele młodzieżowych rad, działających na poziomie gminy, powiatu lub przedstawiciele sejmików województwa, którzy ukończyli przynajmniej 14 rok życia w dniu wysłania formularza zgłoszeniowego do organizatorów.
3. Celem Kongresu jest zainteresowanie młodych obywateli, aktywnie działających w młodzieżowych radach tematyką europejską, popularyzacja wiedzy o unijnych priorytetach i projektach, unijnych instytucjach, wzbudzenie refleksji poprzez dyskusje na wybrane tematy dotyczące kierunków rozwoju Unii Europejskiej, a także zachęcenie młodych do jeszcze większej proeuropejskiej aktywności w swoich społecznościach.
4. Projekt składa się z dwóch części:
a) Działań o charakterze edukacyjno – informacyjnym organizowanych przez przedstawicieli młodzieżowych rad – potencjalnych uczestników EKRM w ramach procesu rekrutacji.
b) Europejskiego Kongresu Rad Młodzieżowych.
Rozdział II
Konkurs: organizowanie wydarzeń o charakterze edukacyjno- informacyjnym
1. Uczestnicy chcący wziąć udział w Europejskim Kongresie Rad Młodzieżowych zobowiązani są do zorganizowania działania online lub stacjonarnie o charakterze edukacyjno- informacyjnym. Pod ocenę będą brane działania, które:
- Pokazują możliwości jakie daje Unia Europejska młodym obywatelom,
lub/i
- pokazują obecność Unii Europejskiej na poziomie lokalnym lub regionalnym.
2. Ilekroć organizator wymienia słowo działanie rozumie przez to m.in.: organizację warsztatu, kampanii informacyjnej, filmiku, podcastu, spotkania w formule online lub offline, każdą formułę zwiększającą społeczne zaangażowanie.
3. Organizowane działanie, o którym mowa w ust. 1, musi zostać zorganizowane zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa w miejscu jego organizacji, z zasadami współżycia społecznego i neutralności politycznej oraz z wartościami Unii Europejskiej.
4. Na organizację zadania, o którym mowa w ust. 1, przedstawiciele rady młodzieżowej mają czas od 16 lutego do 13 kwietnia 2023 (włącznie).
5. Rekrutacja do udziału w Kongresie będzie dwuetapowa.
1 etap polegać będzie na deklaracji chęci realizacji działania edukacyjno – informacyjnego (online lub stacjonarnie) poprzez wypełnienie internetowego formularza (załącznik nr 1) i odesłanie go do dnia 22 marca 2023 r. na adres mailowy ekrm2023@civispolonus.org.pl
Rekrutacja i organizacja wydarzeń polega na działaniu indywidualnym każdego radnego.
W ramach organizacji wydarzenia młodzi będą mogli korzystać ze wsparcia w postaci:
- doradztwa wykonawcy, sieci Europe Direct, ekspertów Team Europe,
- udziału w spotkaniu informacyjnym na temat kongresu stacjonarnym w Warszawie (2-4h),
- udziału w 2 spotkaniach informacyjnych online (2-4 h).
Terminy spotkań oraz ich planowany przebieg zostaną zmieszczone na stronie internetowej Kongresu oraz mediach społecznościowych (facebook, instagram).
Uczestnik niepełnoletni zobowiązany jest dosłać na adres mailowy ekrm2023@civispolonus.org.pl zgody rodzica lub opiekuna prawnego nie później niż do końca trwania pierwszego etapu rekrutacji 22 marca 2023 . Brak odesłania zgody jest jednoznaczne z rezygnacji niepełnoletniego uczestnika z udziału w procesie rekrutacyjnym.
Do udziału w 2 etapie zaprosimy 160 osób (przy zachowaniu parytetu 80 kobiet, 80 mężczyzn), którzy ukończyli 14 rok życia (przed ukończeniem pierwszego etapu rekrutacji tzn. 22 marca 2023r.) oraz którzy spełnią następujące warunki:
- Zarejestrują się na platformie: wspólnie.eu (dołączą potwierdzenie rejestracji).
- Podadzą informację, o przynależności do młodzieżowej rady.
- Podadzą dane osobowe wymagane regulaminem.
2 etap rekrutacji: właściwa rekrutacja (więcej w punkcie 6, 7, 8 i 9 niżej).
6. W 2 etapie rekrutacji tzw. rekrutacji właściwej uczestnicy będą zobowiązani do organizacji działania o charakterze edukacyjno – informacyjnym pokazującym możliwości jakie daje Unia Europejska młodym obywatelom, lub/i pokazującym obecność Unii Europejskiej na poziomie lokalnym lub regionalnym.
Uczestnik drugiego etapu rekrutacji jest zobowiązany do dnia 13 kwietnia 2023 przesłać sprawozdanie z zorganizowanego wydarzenia (załącznik nr 4 Regulaminu) na adres mailowy: ekrm2023@civispolonus.org.pl.
7. Rekrutacja odbywać się będzie zgodnie z limitem miejsc dla każdego województwa:
| województwo | maksymalna liczba przedstawicieli z województwa |
| mazowieckie | 9 |
| śląskie | 7 |
| wielkopolskie | 6 |
| małopolskie | 6 |
| dolnośląskie | 5 |
| łódzkie | 4 |
| pomorskie | 4 |
| lubelskie | 3 |
| podkarpackie | 3 |
| kujawsko-pomorskie | 3 |
| zachodniopomorskie | 3 |
| warmińsko-mazurskie | 2 |
| świętokrzyskie | 2 |
| podlaskie | 2 |
| lubuskie | 2 |
| opolskie | 2 |
8. Ustala się rezerwę miejsc dla 17 osób w celu zachowania parytetu płci, a także w przypadku nieproporcjonalnej liczby zgłoszeń z danego województwa w odniesieniu do określonej liczby miejsc przypadającej dla danego województwa. Organizatorzy w ramach prowadzonego procesu rekrutacyjnego zastrzegają sobie prawo przyznania 6 miejsc z liczby rezerwowej dla wybitnie aktywnych uczestników podczas wydarzeń organizowanych przez Komisję Europejską Przedstawicielstwo w Polsce, Parlament Europejski Biuro w Polsce lub na platformie wspólnie.eu.
9. Uczestnicy 2 etapu rekrutacji (z wyłączeniem osób wyróżnionych za aktywność- opis punkt wyżej, którzy zorganizują wydarzenie zostaną wyłonieni do udziału w Kongresie na podstawie następujących kryteriów:
- zaangażowanie podmiotów zewnętrznych w organizację, zbudowanie partnerstwa lokalnego z organizacjami pozarządowymi, samorządem lokalnym, siecią Europe Direct, ekspertami Team Europe (punktacja: 0 – 20);
- atrakcyjność i jakość przygotowanego działania oraz jego opisu (punktacja: 0 – 60);
- jakość przygotowywanych komunikatów prasowych do mediów, zaangażowanie innych podmiotów do promocji, zapewnienie widoczności działań, umieszczenie na materiałach informacyjno-promocyjnych wymaganych logotypów (punktacja: 0 – 20).
Szczegółowy opis kryterium oceny stanowi załącznik nr 2 Regulaminu.
Rozdział III
Europejski Kongres Rad Młodzieżowych
- Europejski Kongres Rad Młodzieżowych odbędzie się 26-28 maja 2023r. w Lublinie. Szczegółowy harmonogram zostanie opublikowany na stronie internetowej: http://kongresmlodziezy.euin.pl/.
- Wszystkim zakwalifikowanym przedstawicielom rad młodzieżowych, organizatorzy wyślą regulamin, harmonogram Kongresu, wszystkie niezbędne informacje logistyczne oraz techniczne, a także dane kontaktowe do koordynatora grupy.
- Lista zakwalifikowanych uczestników Europejskiego Kongresu zostanie opublikowana nie później niż do 25 kwietnia 2023 na stronie internetowej Kongresu oraz w mediach społecznościowych.
- W uzasadnionych przypadkach i za wcześniejszym porozumieniem z organizatorem możliwy jest zwrot kosztów dojazdu zgodnie z formularzem stanowiącym załącznik nr 3 do Regulaminu. Kwota zwrotu nie może jednak być wyższa niż 250 zł. Formularz zwrotu kosztów dojazdu wraz z niezbędnymi dokumentami należy przesłać w formie skanu na adres mailowy organizatorów ekrm2023@civispolonus.org.pl do 3 czerwca 2023. Podstawą zwrotu kosztów będzie podpisanie listy obecności we wszystkich elementach Kongresu.
- Organizatorzy pokrywają koszty noclegu (pokoje dwuosobowe) oraz wyżywienia podczas Kongresu. Szczegółowe informacje logistyczne zostaną przesłane uczestnikom nie później niż do 9 maja 2023.
- Wszyscy uczestnicy kongresu za udział w warsztatach otrzymają certyfikaty.
Rozdział IV
- W Europejskim Kongresie Rad Młodzieżowych mogą wziąć udział niepełnoletnie młodzieżowe radne i niepełnoletni młodzieżowi radni, którzy ukończyli 14 rok życia.
- Do dnia 12 maja 2023 dostarczą na adres mailowy organizatora zgodę na udział w Kongresie podpisaną przez rodzica albo opiekuna prawnego. Wzór oświadczenia uczestnika niepełnoletniego dostarczy uczestnikowi organizator.
- Rodzic albo opiekun prawny podpisując zgodę na udział oświadcza, że zapoznał się z treścią Regulaminu i akceptuje jego postanowienia.
- Organizator ponosi odpowiedzialność za niepełnoletniego uczestnika , który przyjeżdża na Kongres bez opiekuna, od chwili rozpoczęcia Europejskiego Kongresu Rad Młodzieżowych w dniu 26.05.2023 od godziny 17:00 do momentu zakończenia Europejskiego Kongresu Rad Młodzieżowych w dniu 28.05.2023 do godziny 14:00
- Organizator nie sprawuje opieki nad niepełnoletnimi uczestnikami
w trakcie podróży z i do miejsca zamieszkania/rozpoczęcia podróży na Kongres. - Niepełnoletni uczestnicy, którzy nie będą stosować się do postanowień Regulaminu lub będą łamać powszechnie obowiązujące normy i przepisy zostaną oddani pod opiekę rodzica albo opiekuna prawnego.
- W przypadku spożywania alkoholu i środków odurzających, przebywania pod ich wpływem lub innego poważnego naruszenia Regulaminu udział uczestnika w Kongresie zostanie zakończony, a uczestnik zostanie oddany pod opiekę rodzica albo opiekuna prawnego.
- Uczestnicy niepełnoletni, korzystający z noclegu zapewnionego przez Organizatora, pozostają w hotelu pod opieką osoby wskazanej przez rodzica/opiekuna prawnego albo opiekuna wyznaczonego przez Organizatora.
- Opuszczanie hotelu przez osoby niepełnoletnie w godzinach 20.00-07.00 jest możliwe wyłącznie pod opieką osoby, o której mowa w ust. 8.
W przeciwnym razie zostanie to potraktowane jako złamanie Regulaminu z konsekwencjami wskazanymi w ust 6. - Organizator nie ponosi odpowiedzialności za sprzęt elektroniczny, rzeczy wartościowe oraz inne rzeczy pozostawione przez uczestników podczas Kongresu lub w hotelu.
Rozdział V
Postanowienia końcowe
1. Komitet Organizacyjny ma prawo dokonywania zmian w Regulaminie podczas trwania projektu. O każdej zmianie regulaminu uczestnicy informowani są na stronie internetowej Kongresu.
2. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem, spory rozstrzyga Komitet Organizacyjny. Jego decyzje są ostateczne i nie przysługuje od nich odwołanie.
3. Organizator tym samym nie ponosi odpowiedzialności za okres podróży uczestnika na miejsce i z miejsca wydarzenia.
4. Organizator nie odpowiada za szkody hotelowe wyrządzone przez uczestnika Kongresu.
5. Dane kontaktowe do Komitetu Organizacyjnego:
Kontakt z liderem projektu:
Fundacja Civis Polonus (Bagatela 10 lokal 34a i 47; 00-585 Warszawa)
mail: ekrm2023@civispolonus.org.pl
Koordynator Europejskiego Kongresu Rad Młodzieżowych 2023:
karolina.pawlak@civispolonus.org.pl
telefon: + 48 723 901 395
mail: ekrm2023@civispolonus.org.pl
Dział rekrutacji:
Michał Szostak
telefon: +48 792 618 377
mail: ekrm2023@civispolonus.org.pl
6. W trakcie trwania Kongresu obowiązuje całkowity zakaz spożywania alkoholu i środków odurzających. Złamanie zakazu jest rażącym naruszeniem regulaminu, który skutkuje usunięciem z projektu.
I) Uczestnicy, którzy na wskutek rażącego złamania regulaminu zostaną usunięci z Europejskiego Kongresu Rad Młodzieżowych zwolnieni są z możliwości ubiegania się o zwrot kosztów dojazdu na i z miejsca organizacji Europejskiego Kongresu Rad Młodzieżowych.
II) Niepełnoletni uczestnicy, którzy na wskutek rażącego złamania regulaminu zostaną usunięci z Europejskiego Kongresu Rad Młodzieżowych Młodzieżowych zwolnieni są z możliwości ubiegania się o zwrot kosztów dojazdu na i z miejsca organizacji Europejskiego Kongresu Rad Młodzieżowych. W przypadku usunięcia niepełnoletniego uczestnika, rodzic lub opiekun prawny zobowiązany jest do odbioru dziecka nie później niż do 7 godzin od chwili poinformowania rodzica lub opiekuna prawnego.
7. Administratorem danych osobowych uczestnika Europejskiego Kongresu Rad Młodzieżowych w rozumieniu przepisów rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) dalej „RODO”, jest Fundacja Civis Polonus (ul. Bagatela 10, lokal 34a i 47; 00-585 Warszawa).
8. Dane osobowe osoby biorącej udział w Europejskim Kongresie Rad Młodzieżowych będą przetwarzane w celu przeprowadzenia i promocji Kongresu. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych w tej sytuacji jest udzielona zgoda (art.6 ust. 1lit.a RODO); w celu ustalenia lub dochodzenia ewentualnych roszczeń lub obrony przed takimi roszczeniami przez Administratora – podstawą prawną przetwarzania danych jest prawnie uzasadniony interes Administratora ( art.6 ust.1 lit. f RODO).
9. Dane osobowe uczestnika Europejskie Kongresu Rad Młodzieżowych w postaci imienia i nazwiska oraz wizerunku na materiałach informacyjno-promocyjnych będą udostępnione Komisji Europejskiej Przedstawicielstwo w Polsce oraz Biuru Parlamentu Europejskiego w Polsce.
10. Dane będą przetwarzane do momentu wycofania przez uczestnika Kongresu zgody na przetwarzanie danych osobowych lub upływu okresu przedawnienia roszczeń.
11. Uczestnikowi Kongresu przysługuje prawo dostępu do swoich danych oraz prawo żądania ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia ich przetwarzania lub prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie poprzez podany kontakt do Administratora.
12. Ponadto uczestnikowi Kongresu przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego
zajmującego się ochroną danych osobowych – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
13. Uczestnik wysyłając formularz zgłoszeniowy wyraża tym samym zgodę na nieodpłatne wykorzystywanie i rozpowszechnianie przez Fundację Civis Polonus, Komisję Europejską Przedstawicielstwo w Polsce oraz Biuro Parlamentu Europejskiego w Polsce w ramach działalności promocyjnej, edukacyjnej i informacyjnej Europejskiego Kongresu Rad Młodzieżowych swojego wizerunku utrwalonego w postaci zdjęć i filmów, z Europejskiego Kongresu Rad Młodzieżowych.
14. Opiekun Młodzieżowej Rad lub Młodzieżowego Sejmiku, który uczestniczy w Europejskim Kongresie Rad Młodzieżowych bierze odpowiedzialność za niepełnoletnich uczestników Kongresu, którzy reprezentują tą samą Młodzieżową Radę lub Młodzieżowy Sejmik co Opiekun.
15. Wysłanie formularza zgłoszeniowego do udziału w Europejskim Kongresie Rad Młodzieżowych jest równoznaczne z akceptacją Regulaminu.