EUROPEJSKI KONGRES RAD MŁODZIEŻOWYCH 2022
Konkurs i Kongres
REGULAMIN
Rozdział I
Postanowienia ogólne
- Europejski Kongres Rad Młodzieżowych, zwany dalej Kongresem, organizowany jest przez Komisję Europejską Przedstawicielstwo w Polscewe współpracy z Biurem Parlamentu Europejskiego w Polsce oraz Fundację Civis Polonus. Integralną częścią projektu jest konkurs dla uczestników Kongresu (szczegóły rozdz. II).
- Do udziału w Kongresie zaproszeni są przedstawiciele młodzieżowych rad, działających na poziomie gminy, powiatu lub przedstawiciele sejmików województwa, którzy ukończyli przynajmniej 14 rok życia w dniu wysłania formularza zgłoszeniowego do organizatorów.
- W Kongresie mogą wziąć udział opiekunowie Młodzieżowych Rad, z których przynajmniej jeden młodzieżowy radny lub radna zorganizowali wydarzenie w ramach Konferencji w sprawie przyszłości Europy i pozytywnie przeszli proces rekrutacji. Opiekun wykazuje na poziomie formularza zgłoszeniowego nazwę Młodzieżowej Rady lub Młodzieżowego Sejmiku, w którym pełni swoją rolę.
- Celem Kongresu jest zainteresowanie młodych obywateli, aktywnie działających w młodzieżowych radach tematyką europejską, popularyzacja wiedzy o unijnych priorytetach i projektach, unijnych instytucjach, wzbudzenie refleksji poprzez dyskusje na wybrane tematy dotyczące kierunków rozwoju Unii Europejskiej, a także zachęcenie młodych do jeszcze większej proeuropejskiej aktywności w swoich społecznościach, a także promocja kampanii wspólnie.eu oraz Konferencji w sprawie przyszłości Europy.
- Organizatorzy powołują Radę Programową, która odpowiada za poziom merytoryczny organizowanego przedsięwzięcia, atakże, jako jury, za ocenę wydarzenia organizowanego przez uczestników w ramach Konferencji w sprawie przyszłości Europy.
- W skład Rady Programowej wejdą przedstawiciele organizatorów, Team Europe, środowiska młodzieżowego, organizacji pozarządowych oraz ekspertów w zakresie polityki młodzieżowej.
- Organizatorzy powołują Komitet Organizacyjny, który sprawuje nadzór organizacyjny nad przebiegiem Kongresu. Komitet Organizacyjny odpowiada także za obsługę finansową Kongresu.
- Projekt składa się z dwóch części:
- działań organizowanych przez przedstawicieli młodzieżowych rad – potencjalnych uczestników EKRM w ramach Konferencji w sprawie przyszłości Europy;
- Europejskiego Kongresu Rad Młodzieżowych.
Rozdział II
Konkurs: organizowanie wydarzeń w ramach Konferencji w sprawie przyszłości Europy
-
- Uczestnicy chcący wziąć udział w Europejskim Kongresie Rad Młodzieżowych zobowiązani są do zorganizowania wydarzenia w ramach Konferencji w sprawie przyszłości Europy.
- Organizowane wydarzenie, o którym mowa w ust. 1, musi zostać zorganizowane zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa w miejscu jego organizacji, z zasadami współżycia społecznego i neutralności politycznej oraz z wartościami Unii Europejskiej.
- Na organizację zadania, o którym mowa w ust. 1, przedstawiciele rady młodzieżowej mają czas od 20 lutego do 3 maja 2022 (włącznie).
- Rekrutacja do udziału w Kongresie będzie dwuetapowa.
- 1 etap polegać będzie na wypełnieniu formularza zgłoszeniowego (stanowiącego Załącznik nr 1) i wysłanie go na adres mailowy: kongres@instytutmlodziezy.pl. Do udziału w 2 etapie zaprosimy 160 osób (przy zachowaniu parytetu 80 kobiet, 80 mężczyzn), którzy spełnią następujące warunki:
- zarejestrują się na platformie: futureu.europa.eu (i dołączą potwierdzenie rejestracji do w/w formularza zgłoszeniowego);
- zarejestrują się na platformie: wspólnie.eu (i dołączą potwierdzenie rejestracji do w/w formularza zgłoszeniowego);
- 1 etap polegać będzie na wypełnieniu formularza zgłoszeniowego (stanowiącego Załącznik nr 1) i wysłanie go na adres mailowy: kongres@instytutmlodziezy.pl. Do udziału w 2 etapie zaprosimy 160 osób (przy zachowaniu parytetu 80 kobiet, 80 mężczyzn), którzy spełnią następujące warunki:
- podadzą informację, o przynależności do młodzieżowej rady.
- podadzą dane osobowe wymagane regulaminem. Rekrutacja i organizacja wydarzeń polega na działaniu indywidualnym każdego radnego.
- 2 etap stanowić będzie ocena nadesłanych sprawozdań z realizacji działań przez uczestników.
- Uczestnik drugiego etapu rekrutacji jest zobowiązany do dnia 3.05.2022 przesłać sprawozdanie z zorganizowanego wydarzenia (załącznik nr 4 Regulaminu) na adres mailowy kongres@instytutmlodziezy.pl
- Naniesienia rekomendacji płynących z organizowanego spotkania na platformie.
- Uczestnik niepełnoletni zobowiązany jest dosłać na adres mailowy kongres@instytutmlodziezy.pl zgody rodzica lub opiekuna prawnego nie później niż do końca trwania drugiego etapu rekrutacji (3.05.2022). Brak odesłania zgody jest jednoznaczne z rezygnacji niepełnoletniego uczestnika z udziału w procesie rekrutacyjnym.
- Uczestnicy będą zobowiązani do organizacji wydarzenia w ramach Konferencji w sprawie przyszłości Europy, zgodnie z wytycznymi znajdującymi się na platformie. W ramach organizowanego wydarzenia będą mogli korzystać z doradztwa wykonawcy, sieci Europe Direct, ekspertów Team Europe oraz wsparcia w postaci przynajmniej 2 spotkań informacyjnych (2-4 h).
- Do udziału w Kongresie zaproszonych będzie przy zachowaniu parytetu 80 (40 kobiet, 40 mężczyzn) przedstawicieli rad młodzieżowych, działających na poziomie gminy, powiatu lub województwa, którzy ukończyli przynajmniej 14 rok życia w dniu wysłania formularza zgłoszeniowego do organizatorów.
- Biorąc pod uwagę kryterium równowagi geograficznej oraz liczbę mieszkańców w poszczególnych województwa, określa się następującą maksymalną liczbę przedstawicieli rad z poszczególnych województw:
województwo
maksymalna liczba przedstawicieli z województwa
województwo
maksymalna liczba przedstawicieli z województwa
mazowieckie
9
podkarpackie
3
śląskie
7
kujawsko-pomorskie
3
wielkopolskie
6
zachodniopomorskie
3
małopolskie
6
warmińsko-mazurskie
2
dolnośląskie
5
świętokrzyskie
2
łódzkie
4
podlaskie
2
pomorskie
4
lubuskie
2
lubelskie
3
opolskie
2
- Ustala się rezerwę miejsc dla 17 osób w celu zachowania parytetu płci, a także w przypadku nieproporcjonalnej liczby zgłoszeń z danego województwa w odniesieniu do określonej liczby miejsc przypadającej dla danego województwa. Organizatorzy w ramach prowadzonego procesu rekrutacyjnego zastrzegają sobie prawo przyznania 6 miejsc z liczby rezerwowej dla wybitnie aktywnych uczestników podczas wydarzeń lub na platformie Konferencji w sprawie przyszłości Europy.
- Uczestnicy II etapu (z wyłączeniem osób wyróżnionych za aktywność), którzy zorganizują wydarzenie zostaną wyłonieni do udziału w Kongresie na podstawie następujących kryteriów:
- zaangażowanie podmiotów zewnętrznych w organizację, zbudowanie partnerstwa lokalnego z organizacjami pozarządowymi, samorządem lokalnym, siecią Europe Direct, ekspertami Team Europe (punktacja: 0 – 15);
- Atrakcyjność i jakość zrealizowanego wydarzenia oraz poziom włączenia młodzieży i jego uczestników do rozmowy w celu wypracowania rekomendacji w sprawie Konferencji o przyszłości Europy (punktacja 0– 20);
- jakość przygotowanego opisu wydarzenia, w tym wykazanie zaakceptowanych i umieszczonych na platformie Konferencji postulatów (punktacja: 0 – 20);
- jakość przygotowywanych komunikatów prasowych do mediów, zaangażowanie innych podmiotów do promocji, zapewnienie widoczności działań, umieszczenie na materiałach informacyjno-promocyjnych wymaganych logotypów (punktacja: 0 – 15).
Szczegółowy opis kryterium oceny stanowi załącznik nr 2 Regulaminu.
Rozdział III
Europejski Kongres Rad Młodzieżowych
- Europejski Kongres Rad Młodzieżowych odbędzie się 25-27 maja w Warszawie. Szczegółowy harmonogram zostanie opublikowany na stronie internetowej: http://kongresmlodziezy.euin.pl/
- Wszystkim zakwalifikowanym przedstawicielom rad młodzieżowych, organizatorzy wyślą regulamin, harmonogram Kongresu, wszystkie niezbędne informacje logistyczne oraz techniczne, a także dane kontaktowe do koordynatora grupy.
- Lista zakwalifikowanych uczestników Europejskiego Kongresu zostanie opublikowana nie później niż do 16 maja 2022 na stronie internetowej Kongresu oraz w mediach społecznościowych.
- W uzasadnionych przypadkach i za wcześniejszym porozumieniem z organizatorem możliwy jest zwrot kosztów dojazdu zgodnie z formularzem stanowiącym załącznik nr 3 do Regulaminu. Kwota zwrotu nie może jednak być wyższa niż 150 zł. Formularz zwrotu kosztów dojazdu wraz z niezbędnymi dokumentami należy przesłać w formie skanu na adres mailowy organizatorów kongres@instytutmlodziezy.pl do 1 czerwca 2022. Podstawą zwrotu kosztów będzie podpisanie listy obecności we wszystkich elementach Kongresu.
- Organizatorzy pokrywają koszty noclegu (pokoje dwuosobowe) oraz wyżywienia podczas Kongresu. Szczegółowe informacje logistyczne zostaną przesłane uczestnikom nie później niż
- Wszyscy uczestnicy kongresu za udział w warsztatach otrzymają certyfikaty.
- W Europejskim Kongresie Rad Młodzieżowych mogą wziąć udział niepełnoletnie młodzieżowe radne i niepełnoletni młodzieżowi radni, którzy do końca trwania drugiego etapu rekrutacji (3.05.2022) dostarczą na adres mailowy organizatora zgodę na udział w Kongresie wyrażoną przez rodzica lub opiekuna prawnego. Wzór oświadczenia uczestnika niepełnoletniego dostarczy uczestnikowi organizator.
- Brak zgody rodzica lub opiekuna pełnoprawnego jest jednoznaczne z brakiem udziału w procesie oceny sprawozdań z organizowanego przez uczestnika rekrutacji wydarzenia i tym samym niemożnością uczestniczenia w Europejskim Kongresie Rad Młodzieżowych.
Rozdział IV
Postanowienia końcowe
- Komitet Organizacyjny ma prawo dokonywania zmian w Regulaminie podczas trwania projektu. O każdej zmianie regulaminu uczestnicy informowani są na stronie internetowej Kongresu oraz mailem.
- W sprawach nieuregulowanych Regulaminem, spory rozstrzyga Komitet Organizacyjny. Jego decyzje są ostateczne i nie przysługuje od nich odwołanie.
- Organizator ponosi odpowiedzialność za uczestnika od chwili ulokowania w hotelu pokojowym do momentu zakończenia Europejskiego Kongresu Rad Młodzieżowych w dniu 27.05.2022. Organizator tym samym nie ponosi odpowiedzialności za okres podróży uczestnika na miejsce i z miejsca wydarzenia.
- Organizator nie odpowiada za szkody hotelowe wyrządzone przez uczestnika Kongresu.
- Dane kontaktowe do Komitetu Organizacyjnego:
Kontakt z liderem projektu:
Fundacja Civis Polonus (Bagatela 10 lokal 34a i 47; 00-585 Warszawa)
mail: kongres@instytutmlodziezy.pl
Dział rekrutacji:
michal.szostak@civispolonus.org.pl
telefon: +48 792 618 377
Koordynator Projektu
karolina.pawlak@civispolonus.org.pl
- W trakcie trwania Kongresu w dniach 25- 27.05.2022 obowiązuje całkowity zakaz spożywania alkoholu i środków odurzających. Złamanie zakazu jest rażącym naruszeniem regulaminu, który skutkuje usunięciem z projektu.
I. Uczestnicy, którzy na wskutek rażącego złamania regulaminu zostaną usunięci z Europejskiego Kongresu Rad Młodzieżowych zwolnieni są z możliwości ubiegania się o zwrot kosztów dojazdu na i z miejsca organizacji Europejskiego Kongresu Rad Młodzieżowych.
II. Niepełnoletni uczestnicy, którzy na wskutek rażącego złamania regulaminu zostaną usunięci z Europejskiego Kongresu Rad Młodzieżowych Młodzieżowych zwolnieni są z możliwości ubiegania się o zwrot kosztów dojazdu na i z miejsca organizacji Europejskiego Kongresu Rad Młodzieżowych. W przypadku usunięcia niepełnoletniego uczestnika, rodzic lub opiekun prawny zobowiązany jest do odbioru dziecka nie później niż do 7 godzin od chwili poinformowania rodzica lub opiekuna prawnego. - Administratorem danych osobowych uczestnika Europejskiego Kongresu Rad Młodzieżowych w rozumieniu przepisów rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) dalej „RODO”, jest Fundacja Civis Polonus (ul. Bagatela 10, lokal 34a i 47; 00-585 Warszawa)
- Dane osobowe osoby biorącej udział w Europejskim Kongresie Rad Młodzieżowych będą przetwarzane w celu przeprowadzenia i promocji Kongresu. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych w tej sytuacji jest udzielona zgoda (art.6 ust. 1lit.a RODO); w celu ustalenia lub dochodzenia ewentualnych roszczeń lub obrony przed takimi roszczeniami przez Administratora – podstawą prawną przetwarzania danych jest prawnie uzasadniony interes Administratora ( art.6 ust.1 lit. f RODO).
- Dane osobowe uczestnika Europejskie Kongresu Rad Młodzieżowych w postaci imienia i nazwiska oraz wizerunku na materiałach informacyjno-promocyjnych będą udostępnione Komisji Europejskiej Przedstawicielstwo w Polsce oraz Biuru Parlamentu Europejskiego w Polsce.
- Dane będą przetwarzane do momentu wycofania przez uczestnika Kongresu zgody na przetwarzanie danych osobowych lub upływu okresu przedawnienia roszczeń.
- Uczestnikowi Kongresu przysługuje prawo dostępu do swoich danych oraz prawo żądania ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia ich przetwarzania lub prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie poprzez podany kontakt do Administratora.
- Ponadto uczestnikowi Kongresu przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
- Uczestnik wysyłając formularz zgłoszeniowy wyraża tym samym zgodę na nieodpłatne wykorzystywanie i rozpowszechnianie przez Fundację Civis Polonus, Komisję Europejską Przedstawicielstwo w Polsce oraz Biuro Parlamentu Europejskiego w Polsce w ramach działalności promocyjnej, edukacyjnej i informacyjnej Europejskiego Kongresu Rad Młodzieżowych swojego wizerunku utrwalonego w postaci zdjęć i filmów, z Europejskiego Kongresu Rad Młodzieżowych.
- Opiekun Młodzieżowej Rad lub Młodzieżowego Sejmiku, który uczestniczy w Europejskim Kongresie Rad Młodzieżowych bierze odpowiedzialność za niepełnoletnich uczestników Kongresu, którzy reprezentują tą samą Młodzieżową Radę lub Młodzieżowy Sejmik co Opiekun.
- Wysłanie formularza zgłoszeniowego do udziału w Europejskim Kongresie Rad Młodzieżowych jest równoznaczne z akceptacją Regulaminu.