Regulamin

EUROPEJSKI KONGRES RAD MŁODZIEŻOWYCH 2022

Konkurs i Kongres

REGULAMIN

Rozdział I

Postanowienia ogólne

 

1. Europejski Kongres Rad Młodzieżowych, zwany dalej Kongresem, organizowany jest przez Komisję Europejską Przedstawicielstwo w Polscewe współpracy z Biurem Parlamentu Europejskiego w Polsce oraz Fundację Civis Polonus. Integralną częścią projektu jest konkurs dla uczestników Kongresu (szczegóły rozdz. II).
2. Do udziału w Kongresie zaproszeni są przedstawiciele młodzieżowych rad, działających na poziomie gminy, powiatu lub przedstawiciele sejmików województwa, którzy ukończyli przynajmniej 14 rok życia w dniu wysłania formularza zgłoszeniowego do organizatorów.
3. W Kongresie mogą wziąć udział opiekunowie Młodzieżowych Rad, z których przynajmniej jeden młodzieżowy radny lub radna zorganizowali wydarzenie w ramach Konferencji w sprawie przyszłości Europy i pozytywnie przeszli proces rekrutacji. Opiekun wykazuje na poziomie formularza zgłoszeniowego nazwę Młodzieżowej Rady lub Młodzieżowego Sejmiku, w którym pełni swoją rolę.
4. Celem Kongresu jest zainteresowanie młodych obywateli,  aktywnie działających w młodzieżowych radach tematyką europejską, popularyzacja wiedzy o unijnych priorytetach i projektach, unijnych instytucjach, wzbudzenie refleksji poprzez dyskusje na wybrane tematy dotyczące kierunków rozwoju Unii Europejskiej, a także zachęcenie młodych do jeszcze większej proeuropejskiej aktywności w swoich społecznościach, a także promocja kampanii wspólnie.eu oraz Konferencji w sprawie przyszłości Europy.
5. Organizatorzy powołują Radę Programową, która odpowiada za poziom merytoryczny organizowanego przedsięwzięcia, atakże, jako jury, za ocenę wydarzenia organizowanego przez uczestników w ramach Konferencji w sprawie przyszłości Europy.
6. W skład Rady Programowej wejdą przedstawiciele organizatorów, Team Europe, środowiska młodzieżowego, organizacji pozarządowych oraz ekspertów w zakresie polityki młodzieżowej.
7. Organizatorzy powołują Komitet Organizacyjny, który sprawuje nadzór organizacyjny nad przebiegiem Kongresu. Komitet Organizacyjny odpowiada także za obsługę finansową Kongresu.
8. Projekt składa się z dwóch części:
   1. działań organizowanych przez przedstawicieli młodzieżowych rad – potencjalnych uczestników EKRM w ramach Konferencji w sprawie przyszłości Europy;
   2. Europejskiego Kongresu Rad Młodzieżowych.

  

Rozdział II

Konkurs: organizowanie wydarzeń w ramach Konferencji w sprawie przyszłości Europy

1. 1. Uczestnicy chcący wziąć udział w Europejskim Kongresie Rad Młodzieżowych zobowiązani są do zorganizowania wydarzenia w ramach Konferencji w sprawie przyszłości Europy.
   2. Organizowane wydarzenie, o którym mowa w ust. 1, musi zostać zorganizowane zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa w miejscu jego organizacji, z zasadami współżycia społecznego i neutralności politycznej oraz z wartościami Unii Europejskiej.
   3. Na organizację zadania, o którym mowa w ust. 1, przedstawiciele rady młodzieżowej mają czas od 20 lutego do 3 maja 2022 (włącznie).
   4. Rekrutacja do udziału w Kongresie będzie dwuetapowa.
      1. 1 etap polegać będzie na wypełnieniu formularza zgłoszeniowego (stanowiącego Załącznik nr 1) i wysłanie go na adres mailowy: kongres@instytutmlodziezy.pl. Do udziału w 2 etapie zaprosimy 160 osób (przy zachowaniu parytetu 80 kobiet, 80 mężczyzn), którzy spełnią następujące warunki:
         1. zarejestrują się na platformie: futureu.europa.eu (i dołączą potwierdzenie rejestracji do w/w formularza zgłoszeniowego);
         2. zarejestrują się na platformie: wspólnie.eu (i dołączą potwierdzenie rejestracji do w/w formularza zgłoszeniowego);
   • podadzą informację, o przynależności do młodzieżowej rady.
   1. podadzą dane osobowe wymagane regulaminem. Rekrutacja i organizacja wydarzeń polega na działaniu indywidualnym każdego radnego.
   1. 2 etap stanowić będzie ocena nadesłanych sprawozdań z realizacji działań przez uczestników.
   3. Uczestnik drugiego etapu rekrutacji jest zobowiązany do dnia 3.05.2022 przesłać sprawozdanie z zorganizowanego wydarzenia (załącznik nr 4 Regulaminu) na adres mailowy kongres@instytutmlodziezy.pl
   4. Naniesienia rekomendacji płynących z organizowanego spotkania na platformie.
   • Uczestnik niepełnoletni zobowiązany jest dosłać na adres mailowy kongres@instytutmlodziezy.pl zgody rodzica lub opiekuna prawnego nie później niż do końca trwania drugiego etapu rekrutacji (3.05.2022). Brak odesłania zgody jest jednoznaczne z rezygnacji niepełnoletniego uczestnika z udziału w procesie rekrutacyjnym.
   5. Uczestnicy będą zobowiązani do organizacji wydarzenia w ramach Konferencji w sprawie przyszłości Europy, zgodnie z wytycznymi znajdującymi się na platformie. W ramach organizowanego wydarzenia będą mogli korzystać z doradztwa wykonawcy, sieci Europe Direct, ekspertów Team Europe oraz wsparcia w postaci przynajmniej 2 spotkań informacyjnych (2-4 h).
   6. Do udziału w Kongresie zaproszonych będzie przy zachowaniu parytetu 80 (40 kobiet, 40 mężczyzn) przedstawicieli rad młodzieżowych, działających na poziomie gminy, powiatu lub województwa, którzy ukończyli przynajmniej 14 rok życia w dniu wysłania formularza zgłoszeniowego do organizatorów.
   7. Biorąc pod uwagę kryterium równowagi geograficznej oraz liczbę mieszkańców w poszczególnych województwa, określa się następującą maksymalną liczbę przedstawicieli rad z poszczególnych województw:

   województwo	maksymalna liczba przedstawicieli z województwa	województwo	maksymalna liczba przedstawicieli z województwa
   mazowieckie	9	podkarpackie	3
   śląskie	7	kujawsko-pomorskie	3
   wielkopolskie	6	zachodniopomorskie	3
   małopolskie	6	warmińsko-mazurskie	2
   dolnośląskie	5	świętokrzyskie	2
   łódzkie	4	podlaskie	2
   pomorskie	4	lubuskie	2
   lubelskie	3	opolskie	2

   8. Ustala się rezerwę miejsc dla 17 osób w celu zachowania parytetu płci, a także w przypadku nieproporcjonalnej liczby zgłoszeń z danego województwa w odniesieniu do określonej liczby miejsc przypadającej dla danego województwa. Organizatorzy w ramach prowadzonego procesu rekrutacyjnego zastrzegają sobie prawo przyznania 6 miejsc z liczby rezerwowej dla wybitnie aktywnych uczestników podczas wydarzeń lub na platformie Konferencji w sprawie przyszłości Europy.
   9. Uczestnicy II etapu (z wyłączeniem osób wyróżnionych za aktywność), którzy zorganizują wydarzenie zostaną wyłonieni do udziału w Kongresie na podstawie następujących kryteriów:
      1. zaangażowanie podmiotów zewnętrznych w organizację, zbudowanie partnerstwa lokalnego z organizacjami pozarządowymi, samorządem lokalnym, siecią Europe Direct, ekspertami Team Europe (punktacja: 0 – 15);
      2. Atrakcyjność i jakość zrealizowanego wydarzenia oraz poziom włączenia młodzieży i jego uczestników do rozmowy w celu wypracowania rekomendacji w sprawie Konferencji o przyszłości Europy (punktacja 0– 20);
      3. jakość przygotowanego opisu wydarzenia, w tym wykazanie zaakceptowanych i umieszczonych na platformie Konferencji postulatów (punktacja: 0 – 20);
      4. jakość przygotowywanych komunikatów prasowych do mediów, zaangażowanie innych podmiotów do promocji, zapewnienie widoczności działań, umieszczenie na materiałach informacyjno-promocyjnych wymaganych logotypów (punktacja: 0 – 15).

   Szczegółowy opis kryterium oceny stanowi załącznik nr 2 Regulaminu.

 

 Rozdział III

Europejski Kongres Rad Młodzieżowych

 

1. Europejski Kongres Rad Młodzieżowych odbędzie się 25-27 maja w Warszawie. Szczegółowy harmonogram zostanie opublikowany na stronie internetowej: http://kongresmlodziezy.euin.pl/
2. Wszystkim zakwalifikowanym przedstawicielom rad młodzieżowych, organizatorzy wyślą regulamin, harmonogram Kongresu, wszystkie niezbędne informacje logistyczne oraz techniczne, a także dane kontaktowe do koordynatora grupy.
3. Lista zakwalifikowanych uczestników Europejskiego Kongresu zostanie opublikowana nie później niż do 16 maja 2022 na stronie internetowej Kongresu oraz w mediach społecznościowych.
4. W uzasadnionych przypadkach i za wcześniejszym porozumieniem z organizatorem możliwy jest zwrot kosztów dojazdu zgodnie z formularzem stanowiącym załącznik nr 3 do Regulaminu. Kwota zwrotu nie może jednak być wyższa niż 150 zł. Formularz zwrotu kosztów dojazdu wraz z niezbędnymi dokumentami należy przesłać w formie skanu na adres mailowy organizatorów kongres@instytutmlodziezy.pl do 1 czerwca 2022. Podstawą zwrotu kosztów będzie podpisanie listy obecności we wszystkich elementach Kongresu.
5. Organizatorzy pokrywają koszty noclegu (pokoje dwuosobowe) oraz wyżywienia podczas Kongresu. Szczegółowe informacje logistyczne zostaną przesłane uczestnikom nie później niż
6. Wszyscy uczestnicy kongresu za udział w warsztatach otrzymają certyfikaty.
7. W Europejskim Kongresie Rad Młodzieżowych mogą wziąć udział niepełnoletnie młodzieżowe radne i niepełnoletni młodzieżowi radni, którzy do końca trwania drugiego etapu rekrutacji (3.05.2022) dostarczą na adres mailowy organizatora zgodę na udział w Kongresie wyrażoną przez rodzica lub opiekuna prawnego. Wzór oświadczenia uczestnika niepełnoletniego dostarczy uczestnikowi organizator.
8. Brak zgody rodzica lub opiekuna pełnoprawnego jest jednoznaczne z brakiem udziału w procesie oceny sprawozdań z organizowanego przez uczestnika rekrutacji wydarzenia i tym samym niemożnością uczestniczenia w Europejskim Kongresie Rad Młodzieżowych.

 

Rozdział IV

Postanowienia końcowe

1. Komitet Organizacyjny ma prawo dokonywania zmian w Regulaminie podczas trwania projektu. O każdej zmianie regulaminu uczestnicy informowani są na stronie internetowej Kongresu oraz mailem.
2. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem, spory rozstrzyga Komitet Organizacyjny. Jego decyzje są ostateczne i nie przysługuje od nich odwołanie.
3. Organizator ponosi odpowiedzialność za uczestnika od chwili ulokowania w hotelu pokojowym do momentu zakończenia Europejskiego Kongresu Rad Młodzieżowych w dniu 27.05.2022. Organizator tym samym nie ponosi odpowiedzialności za okres podróży uczestnika na miejsce i z miejsca wydarzenia.
4. Organizator nie odpowiada za szkody hotelowe wyrządzone przez uczestnika Kongresu.
5. Dane kontaktowe do Komitetu Organizacyjnego:

Kontakt z liderem projektu:

Fundacja Civis Polonus (Bagatela 10 lokal 34a i 47; 00-585 Warszawa)

mail: kongres@instytutmlodziezy.pl

 Dział rekrutacji:

michal.szostak@civispolonus.org.pl

telefon: +48 792 618 377

Koordynator Projektu

karolina.pawlak@civispolonus.org.pl

6. W trakcie trwania Kongresu w dniach 25- 27.05.2022 obowiązuje całkowity zakaz spożywania alkoholu i środków odurzających. Złamanie zakazu jest rażącym naruszeniem regulaminu, który skutkuje usunięciem z projektu.
   I. Uczestnicy, którzy na wskutek rażącego złamania regulaminu zostaną usunięci z Europejskiego Kongresu Rad Młodzieżowych zwolnieni są z możliwości ubiegania się o zwrot kosztów dojazdu na i z miejsca organizacji Europejskiego Kongresu Rad Młodzieżowych.
   II. Niepełnoletni uczestnicy, którzy na wskutek rażącego złamania regulaminu zostaną usunięci z Europejskiego Kongresu Rad Młodzieżowych Młodzieżowych zwolnieni są z możliwości ubiegania się o zwrot kosztów dojazdu na i z miejsca organizacji Europejskiego Kongresu Rad Młodzieżowych. W przypadku usunięcia niepełnoletniego uczestnika, rodzic lub opiekun prawny zobowiązany jest do odbioru dziecka nie później niż do 7 godzin od chwili poinformowania rodzica lub opiekuna prawnego.
7. Administratorem danych osobowych uczestnika Europejskiego Kongresu Rad Młodzieżowych w rozumieniu przepisów rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) dalej „RODO”, jest Fundacja Civis Polonus (ul. Bagatela 10, lokal 34a i 47; 00-585 Warszawa)
8. Dane osobowe osoby biorącej udział w Europejskim Kongresie Rad Młodzieżowych będą przetwarzane w celu przeprowadzenia i promocji Kongresu. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych w tej sytuacji jest udzielona zgoda (art.6 ust. 1lit.a RODO); w celu ustalenia lub dochodzenia ewentualnych roszczeń lub obrony przed takimi roszczeniami przez Administratora – podstawą prawną przetwarzania danych jest prawnie uzasadniony interes Administratora ( art.6 ust.1 lit. f RODO).
9. Dane osobowe uczestnika Europejskie Kongresu Rad Młodzieżowych w postaci imienia i nazwiska oraz wizerunku na materiałach informacyjno-promocyjnych będą udostępnione Komisji Europejskiej Przedstawicielstwo w Polsce oraz Biuru Parlamentu Europejskiego w Polsce.
10. Dane będą przetwarzane do momentu wycofania przez uczestnika Kongresu zgody na przetwarzanie danych osobowych lub upływu okresu przedawnienia roszczeń.
11. Uczestnikowi Kongresu przysługuje prawo dostępu do swoich danych oraz prawo żądania ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia ich przetwarzania lub prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie poprzez podany kontakt do Administratora.
12. Ponadto uczestnikowi Kongresu przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
13. Uczestnik wysyłając formularz zgłoszeniowy wyraża tym samym zgodę na nieodpłatne wykorzystywanie i rozpowszechnianie przez Fundację Civis Polonus, Komisję Europejską Przedstawicielstwo w Polsce oraz Biuro Parlamentu Europejskiego w Polsce w ramach działalności promocyjnej, edukacyjnej i informacyjnej Europejskiego Kongresu Rad Młodzieżowych swojego wizerunku utrwalonego w postaci zdjęć i filmów, z Europejskiego Kongresu Rad Młodzieżowych.
14. Opiekun Młodzieżowej Rad lub Młodzieżowego Sejmiku, który uczestniczy w Europejskim Kongresie Rad Młodzieżowych bierze odpowiedzialność za niepełnoletnich uczestników Kongresu, którzy reprezentują tą samą Młodzieżową Radę lub Młodzieżowy Sejmik co Opiekun.
15. Wysłanie formularza zgłoszeniowego do udziału w Europejskim Kongresie Rad Młodzieżowych jest równoznaczne z akceptacją Regulaminu.