Regulamin

EUROPEJSKI KONGRES RAD MŁODZIEŻOWYCH 2025

Konkurs i Kongres

REGULAMIN

Rozdział I

Postanowienia ogólne

1. Europejski Kongres Rad Młodzieżowych, zwany dalej Kongresem, organizowany jest przez Komisję Europejską Przedstawicielstwo w Polsce we współpracy z Biurem Parlamentu Europejskiego w Polsce oraz Fundację Civis Polonus. Integralną częścią projektu jest konkurs dla uczestników Kongresu (szczegóły rozdz. II).
2. Do udziału w Kongresie zaproszeni są przedstawiciele młodzieżowych rad, działających na poziomie gminy, powiatu lub przedstawiciele sejmików województwa, którzy ukończą przynajmniej 15 rok życia w dniu rozpoczęcia trwania Europejskiego Kongresu Młodzieżowych Rad tzn. 6 czerwca 2025 r.
3. Celem Kongresu jest zainteresowanie młodych obywateli, aktywnie działających w młodzieżowych radach tematyką europejską, popularyzacja wiedzy o unijnych priorytetach i projektach, unijnych instytucjach, wzbudzenie refleksji poprzez dyskusje na wybrane tematy dotyczące kierunków rozwoju Unii Europejskiej, a także zachęcenie młodych do jeszcze większej proeuropejskiej aktywności w swoich społecznościach oraz szerzenie wiedzy na temat Polskiej prezydencji w Radzie Unii Europejskiej.
4. Projekt składa się z dwóch części (1) zorganizowania działania o charakterze promocyjno- edukacyjnym związanego z priorytetami Polskiej Prezydencji w Radze Unii Europejskiej przez przedstawicieli młodzieżowych rad oraz młodzieżowych sejmików województw – (potencjalnych uczestników EKRM) (2) Europejskiego Kongresu Rad Młodzieżowych. Szczegółowy opis niżej.
   1. część: Zorganizowanie przez przedstawicieli młodzieżowych rad oraz młodzieżowych sejmików województw działania o charakterze promocyjno- edukacyjnym związanego z priorytetami Polskiej Prezydencji w Radze Unii Europejskiej czyli wzmacnianiem europejskiego bezpieczeństwa we wszystkich jego wymiarach: zewnętrznym, wewnętrznym, informacyjnym, ekonomicznym, energetycznym, żywnościowym i zdrowotnym – dostępnymi na oficjalnej stronie  Poland25.eu a dokładnie tutaj: https://polish-presidency.consilium.europa.eu/pl/program/priorytety-prezydencji/.

Działania promocyjno – edukacyjne powinny dotyczyć tzw. 7  filarów bezpieczeństwa europejskiego to jest:

1. zdolność do obrony
2. ochrona ludzi i granic
3. odporność na obcą ingerencję i dezinformację
4. zapewnienie bezpieczeństwa i swobody działalności gospodarczej
5. transformacja energetyczna
6. konkurencyjne i odporne rolnictwo
7. bezpieczeństwo zdrowotne

2 część:  Europejskiego Kongresu Rad Młodzieżowych.

Rozdział II

Konkurs: zorganizowanie działania o charakterze promocyjno- edukacyjnym na temat Polskiej Prezydencji w Radzie Unii Europejskiej i priorytetów jakie zostały wyznaczone na czas jej pełnienia i/lub działania edukacyjnego o tym czym jest i jakie ma znaczenie pełnienie Prezydencji Radzie Unii Europejskiej.

1. Uczestnicy chcący wziąć udział w Europejskim Kongresie Rad Młodzieżowych zobowiązani są do zorganizowania działania online lub stacjonarnie:
2. charakterze promocyjno- edukacyjnym na temat Polskiej Prezydencji w Radzie Unii Europejskiej i priorytetów jakie zostały wyznaczone na czas jej pełnienia i/ lub
3. działania edukacyjnego o tym czym jest i jakie ma znaczenie pełnienie Prezydencji Radzie Unii Europejskiej przez Polskę
4. Ilekroć  organizator wymienia słowo działanie rozumie przez to m.in.: organizację warsztatu, kampanii informacyjnej, filmiku, podcastu, spotkania w formule online lub offline, każdą formułę zwiększającą społeczne zaangażowanie.
5. Organizowane działanie, o którym mowa w ust. 1, musi zostać zorganizowane zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa w miejscu jego organizacji, z zasadami współżycia społecznego i neutralności politycznej oraz z wartościami Unii Europejskiej.
6. Na organizację zadania, o którym mowa w ust. 1, przedstawiciele rady młodzieżowej mają czas od 27 stycznia do 27 kwietnia 2025 r. (włącznie).
7. Rekrutacja do udziału w Kongresie będzie dwuetapowa.

1 etap polegać będzie na deklaracji chęci realizacji działania promocyjno- edukacyjnego (online lub stacjonarnie) poprzez wypełnienie internetowego formularza (załącznik nr 1) i odesłanie go do dnia 27 lutego 2025 r. na adres mailowy ekrm2025@civispolonus.org.pl

Rekrutacja i organizacja wydarzeń polega na działaniu indywidualnym każdego radnego.

W ramach organizacji wydarzenia młodzi będą mogli korzystać ze wsparcia w postaci:

• doradztwa wykonawcy, sieci Europe Direct, ekspertów Team Europe
• udziału w spotkaniu informacyjnym na temat kongresu stacjonarnym w Warszawie (2-4h)
• udziału w 3 spotkaniach informacyjnych online (1-3h)

Terminy spotkań oraz ich planowany przebieg zostaną zmieszczone na stronie internetowej Kongresu oraz mediach społecznościowych (facebook, instagram).

Do udziału w 2 etapie zaprosimy 160 osób i/ lub więcej (przy zachowaniu parytetu 80 kobiet, 80 mężczyzn), którzy ukończą przynajmniej 15 rok życia do dnia rozpoczęcia EKRM tzn. 6 czerwca 2025 r. oraz którzy spełnią następujące warunki:

• Zarejestrują się na platformie: wspólnie.eu (dołączą potwierdzenie rejestracji).
• Podadzą informację, o przynależności do młodzieżowej rady lub młodzieżowego sejmiku województwa.
• Podadzą dane osobowe wymagane regulaminem.

2 etap rekrutacji: właściwa rekrutacja (więcej w punkcie 6, 7, 8 i 9 niżej)

• W 2 etapie rekrutacji tzw. rekrutacji właściwej uczestnicy będą zobowiązani do organizacji  działania o charakterze promocyjno- edukacyjnym związanego z priorytetami Polskiej Prezydencji w Radze Unii Europejskiej dostępnymi na oficjalnej stronie  https://polish-presidency.consilium.europa.eu/pl/program/priorytety-prezydencji/ i/ lub związanego z szerzeniem wiedzy czym jest i na czym polega Polska Prezydencja w Radzie Unii Europejskiej.

Uczestnik drugiego etapu rekrutacji jest zobowiązany do dnia 27 kwietnia 2025 przesłać sprawozdanie z zorganizowanego wydarzenia (załącznik nr 4 Regulaminu) na adres mailowy: ekrm2025@civispolonus.org.pl.

Uczestnik niepełnoletni zobowiązany jest dosłać na adres mailowy ekrm2025@civispolonus.org.pl zgody rodzica lub opiekuna prawnego nie później niż do końca dnia 15 maja 2025 roku. Brak odesłania zgody jest jednoznaczne z rezygnacji niepełnoletniego uczestnika z udziału w Kongresie.

• Organizatorzy w ramach prowadzonego procesu rekrutacyjnego zastrzegają sobie prawo przyznania 6 miejsc z liczby rezerwowej dla wybitnie aktywnych uczestników podczas wydarzeń organizowanych przez Komisję Europejską Przedstawicielstwo w Polsce, Parlament Europejski Biuro w Polsce lub na platformie wspólnie.eu.  Dodatkowo organizator zastrzega sobie prawo pierwszeństwa zaproszenia do wzięcia udziału uczestników rekrutacji na Europejski Kongres Rad Młodzieżowych edycja 2024, którzy zajęli miejsce w pierwszej dziesiątce osób na liście rezerwowej.
• Uczestnicy 2 etapu rekrutacji (z wyłączeniem osób wyróżnionych za aktywność- opis punkt wyżej, którzy zorganizują działanie zostaną wyłonieni do udziału w Kongresie na podstawie następujących kryteriów:
  • zaangażowanie podmiotów zewnętrznych w organizację, zbudowanie partnerstwa lokalnego z organizacjami pozarządowymi, samorządem lokalnym, siecią Europe Direct, ekspertami Team Europe (punktacja: 0 – 30);
  • atrakcyjność i jakość przygotowanego działania, jego opisu oraz zachowanie neutralności politycznej (organizator opublikuje w dalszej części Regulaminu oraz na stronie www Kongresu definicje pojęcia neutralności politycznej) (punktacja: 0 – 50);
  • jakość i ilość przygotowywanych komunikatów prasowych do mediów, zaangażowanie innych podmiotów do promocji, zapewnienie widoczności działań, umieszczenie na materiałach informacyjno-promocyjnych wymaganych logotypów (punktacja: 0 – 20).

Szczegółowy opis kryterium oceny stanowi załącznik nr 2 Regulaminu.

*Uznana definicja pojęcia „neutralności politycznej”

Przez neutralność polityczną rozumie się brak udziału polityków, brak promowania polityków, partii politycznych lub komitetów wyborczych, ich programów ani kandydatów na urząd Prezydenta Polski.  do Parlamentu Europejskiego (PE). Celem wydarzeń ma być popularyzacja Prezydencji Polski w Radzie Unii Europejskiej. Oznacza to, że w ramach działań rekrutacyjnych niedozwolone są:

– okazywanie poparcia dla tez głoszonych przez polityków, partie lub komitety wyborcze,

– nawoływanie do głosowania na konkretne partie, komitet wyborczy lub kandydata,

– eksponowanie znaków wizualnych partii lub komitetów wyborczych.

Jeśli na wydarzeniu, mimo braku zaproszenia, zjawiłby się polityk, należy go traktować tak jak każdego innego obywatela.

Jeśli uczestnik wydarzenia, mimo starań rady, agitowałby na rzecz określonego kandydata, partii, lub komitetu wyborczego, rada powinna zainterweniować odbierając głos danej osobie (powołując się na regulamin konkursu).

Rozdział III

Europejski Kongres Rad Młodzieżowych

1. Europejski Kongres Rad Młodzieżowych odbędzie się w dniach 6- 8 czerwca 2025 w Chęcinach (woj. Świętokrzyskie)
2. Szczegółowy harmonogram zostanie opublikowany na stronie internetowej: http://kongresmlodziezy.euin.pl/
3. Wszystkim zakwalifikowanym przedstawicielom rad młodzieżowych, organizatorzy wyślą regulamin, harmonogram Kongresu, wszystkie niezbędne informacje logistyczne oraz techniczne, a także dane kontaktowe do koordynatora grupy.
4. Lista zakwalifikowanych uczestników Europejskiego Kongresu zostanie opublikowana nie później niż do 8 maja 2025 na stronie internetowej Kongresu oraz w mediach społecznościowych.
5. W uzasadnionych przypadkach i za wcześniejszym porozumieniem z organizatorem możliwy jest zwrot kosztów dojazdu zgodnie z formularzem stanowiącym załącznik nr 3 do Regulaminu. Kwota zwrotu nie może jednak być wyższa niż 250 zł. Formularz zwrotu kosztów dojazdu wraz z niezbędnymi dokumentami należy przesłać w oryginale na adres biura fundacji  do 15  czerwca 2025. Podstawą zwrotu kosztów będzie podpisanie listy obecności we wszystkich elementach Kongresu.
6. Organizatorzy pokrywają koszty noclegu (pokoje dwuosobowe) oraz wyżywienia podczas Kongresu. Szczegółowe informacje logistyczne zostaną przesłane uczestnikom nie później niż do 11 maja 2025 r.
7. Wszyscy uczestnicy kongresu za udział w warsztatach otrzymają certyfikaty.
8. W Europejskim Kongresie Rad Młodzieżowych mogą wziąć udział niepełnoletnie młodzieżowe radne i niepełnoletni młodzieżowi radni, którzy do  15 maja 2025 r. dostarczą na adres mailowy organizatora zgodę na udział w Kongresie wyrażoną przez rodzica lub opiekuna prawnego. Wzór oświadczenia uczestnika niepełnoletniego dostarczy uczestnikowi organizator.
9. Brak zgody rodzica lub opiekuna pełnoprawnego jest jednoznaczne z brakiem udziału. młodzieżowego radnego lub młodzieżowej radnej  w Europejskim Kongresie Rad Młodzieżowych

Rozdział IV

Postanowienia końcowe

1. Komitet Organizacyjny ma prawo dokonywania zmian w Regulaminie podczas trwania projektu. O każdej zmianie regulaminu uczestnicy informowani są na stronie internetowej Kongresu.
2. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem, spory rozstrzyga Komitet Organizacyjny. Jego decyzje są ostateczne i nie przysługuje od nich odwołanie.
3. Organizator tym samym nie ponosi odpowiedzialności za okres podróży uczestnika na miejsce i z miejsca wydarzenia.
4. Organizator nie odpowiada za szkody hotelowe wyrządzone przez uczestnika Kongresu.
5. Dane kontaktowe do Komitetu Organizacyjnego:

Kontakt z liderem projektu:

Fundacja Civis Polonus (Bagatela 10 lokal 34a i 47; 00-585 Warszawa)

mail: ekrm2025@civispolonus.org.pl

Koordynator Europejskiego Kongresu Rad Młodzieżowych 2025

karolina.pawlak@civispolonus.org.pl

Dział rekrutacji:

michal.szostak@civispolonus.org.pl

ekrm2025@civispolonus.org.pl

• W trakcie trwania Kongresu w dniach 6- 8 czerwca 2025 r.
• obowiązuje całkowity zakaz spożywania alkoholu i środków odurzających. Złamanie zakazu jest rażącym naruszeniem regulaminu, który skutkuje usunięciem z projektu.
• Uczestnicy, którzy na wskutek rażącego złamania regulaminu zostaną usunięci z Europejskiego Kongresu Rad Młodzieżowych zwolnieni są z możliwości ubiegania się o zwrot kosztów dojazdu na i z miejsca  organizacji Europejskiego Kongresu Rad Młodzieżowych.
• Niepełnoletni uczestnicy, którzy na wskutek rażącego złamania regulaminu zostaną usunięci z Europejskiego Kongresu Rad Młodzieżowych zwolnieni są z możliwości ubiegania się o zwrot kosztów dojazdu na i z miejsca organizacji Europejskiego Kongresu Rad Młodzieżowych. W przypadku usunięcia niepełnoletniego uczestnika, rodzic lub opiekun prawny zobowiązany jest do odbioru dziecka nie później niż do 7 godzin od chwili poinformowania rodzica lub opiekuna prawnego.
• Administratorem danych osobowych uczestnika Europejskiego Kongresu Rad Młodzieżowych w rozumieniu przepisów rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) dalej „RODO”, jest Fundacja Civis Polonus (ul. Bagatela 10, lokal 34a i 47; 00-585 Warszawa)
• Dane osobowe osoby biorącej udział w Europejskim Kongresie Rad Młodzieżowych będą przetwarzane w celu przeprowadzenia i promocji Kongresu. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych w tej sytuacji jest udzielona zgoda (art.6 ust. 1lit.a RODO); w celu ustalenia lub dochodzenia ewentualnych roszczeń lub obrony przed takimi roszczeniami przez Administratora – podstawą prawną przetwarzania danych jest prawnie uzasadniony interes Administratora ( art.6 ust.1 lit. f RODO).
• Dane osobowe uczestnika Europejskie Kongresu Rad Młodzieżowych w postaci imienia i nazwiska oraz wizerunku na materiałach informacyjno-promocyjnych będą udostępnione Komisji Europejskiej Przedstawicielstwo w Polsce oraz Biuru Parlamentu Europejskiego w Polsce.
• Dane będą przetwarzane do momentu wycofania przez uczestnika Kongresu zgody na przetwarzanie danych osobowych lub upływu okresu przedawnienia roszczeń.
• Uczestnikowi Kongresu przysługuje prawo dostępu do swoich danych oraz prawo żądania ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia ich przetwarzania lub prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie poprzez podany kontakt do Administratora.
• Ponadto uczestnikowi Kongresu przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
• Uczestnik wysyłając formularz zgłoszeniowy wyraża tym samym zgodę na nieodpłatne wykorzystywanie i rozpowszechnianie przez Fundację Civis Polonus, Komisję Europejską Przedstawicielstwo w Polsce oraz Biuro Parlamentu Europejskiego w Polsce w ramach działalności promocyjnej, edukacyjnej i informacyjnej Europejskiego Kongresu Rad Młodzieżowych swojego wizerunku utrwalonego w postaci zdjęć i filmów, z Europejskiego Kongresu Rad Młodzieżowych.
• Opiekun Młodzieżowej Rad lub Młodzieżowego Sejmiku, który uczestniczy w Europejskim Kongresie Rad Młodzieżowych bierze odpowiedzialność za niepełnoletnich uczestników Kongresu, którzy reprezentują tą samą Młodzieżową Radę lub Młodzieżowy Sejmik co Opiekun.
• Opiekun młodzieżowej rady może wziąć udział w rekrutacji Europejskiego Kongresu Rad Młodzieżowych 2025 r. pod warunkiem złożenia deklaracji chęci udziału w tym samym terminie co młodzieżowi radni tzn. 27 lutego 2025 r. (termin ukończenia pierwszego etapu rekrutacji). W innym przypadku możliwość uczestniczenia Opiekuna młodzieżowej rady w sytuacjach wyjątkowych będzie rozpatrywana indywidualnie przez organizatora. Opiekunowie po pozytywnym rozpatrzeniu zgłoszenia do udziału w Kongresie, zwolnieni są z obowiązku organizowania działania w ramach drugiej części rekrutacji.
• Organizator zastrzega sobie możliwość kontaktowania się z urzędem odpowiadającym za działalności młodzieżowej rady oraz powoływanie Opiekuna w celu weryfikacji informacji na temat sprawowania funkcji.
• Wysłanie formularza zgłoszeniowego do udziału w  Europejskim Kongresie Rad Młodzieżowych jest równoznaczne z akceptacją Regulaminu.